Eräs asia mikä ei jostain syystä koskaan lakkaa ihmetyttämästä minua, on kilpailuttaminen. Kilpailuttamisessa itsessään ei mitään ihmeellistä ole, sillä se on kätevä keino tehdä halvempia hankintoja.
Mutta se ihmetystä herättävä seikka - sadan miljoonan euron vuosittaista liikevaihtoa pyörittävät yritykset kilpailuttavat tuhannen euron arvoisia kertahankintoja.
Mutta kun ne yritykset kilpailuttavat niin monia tällaisia hankintoja ja yhdessä niistä tulee suuri summa rahaa.
Mikä pitääkin paikkansa.
Mutta katsotaanpas ensin kuinka paljon tämän hitaisen tuotteen kilpailuttamisella säästää.
Jopa sata-kaksisataa euroa.
Ja kuinka pitkään kilpailuttaminen kestää?
Joistakin päivistä viikkoihin.
Jos hankinta tuo tuotannollista säästöä, jo pelkästään kilpailuttamiseen kulutettu aika on kuluttanut kilpailuttamisella aikaansaadut hyödyt. Suuremmissa yrityksissä, joissa prosessit perustasolla ovat tehokkaita, mutta prosessien ulkopuolella päätöksiä pallotellaan henkilöltä toiselle, ei tehoton kilpailuttaminen toisaalta ole mikään ihme.
Kilpailuttamisessa varsinaiset hyödyt saavutetaan vasta kun kyse on pitempiaiakaisista sopimuksista ja suuremmista summista rahaa pitkällä tähtäimellä. Ja jopa silloinkin kilpailuttamisen pitäisi tapahtua muiden asioiden kuin hinnan ehdoilla.
Ajatellaanpa asiaa hyöty- ja haittanäkökohtien kautta ja otetaan esimerkiksi vaikka Nasa. Nasan avaruusprojektit ovat kaikki kalliita ja Nasa maksaa suuria summia ihan yksinkertaisimmistakin komponenteista, oli kyseessä sitten pultti, mutteri tai pyörä. Ensimmäinen asia mikä tästä varmaankin tulee suurimmalle osalle mieleen on, että osiin kohdistunut rasitus on avaruusmatkalla toista luokkaa kuin maassa ja siksi osien pitää olla laadullisesti parempaa luokkaa.
Varmasti näinkin, mutta todellinen syy löytyy ihan yksinkertaisesta riskienhallinnasta. Jos Nasa kuluttaa 2 miljardia US dollaria Mars-mönkijään ja sen lähettämiseen Marsiin, ja matkalla joku sentin siipimutteri hajoaa tehden mönkijän käyttökelvottomaksi, tuli siipimutterin hinnaksi 2 miljardia. Joten Nasan näkökulmasta tästä mutterista kannattaa maksaa vaikka 500 tai 1000 dollaria jos valmistaja vain kykenee takaamaan, että siipimutteri kestää matkalla.
Mikä kilpailuttamisessa pitäisi ottaa lähtökohdaksi?
Toimitusvarmuus. Jos halvimman tarjouksen tehneen toimittajan toimitusvarmuus on 30 prosentin luokkaa, voin vakuuttaa, että tämä on kallein saamasi tarjous.
Asentajat seisoskelevat työajalla tuntikausia kädet taskussa odotellessaan ohutlevyosaa jonka kilpailutuksella säästit 3 euroa.
Ja onhan siinä toimitusjohtajalla itkussa pidättelemistä kun puolen miljoonan myöhästymissakko menee maksuun huomenna - ja tuote seisoo edelleen kokoonpanossa koska se bulgarialainen nyrkkipaja ei toimittanut antureita ajallaan.
Laatu. Myönnettäköön, tämä on ehkä hankalin osa-alue kilpailuttaa, sillä oletettavasti tarjouspyynnöt tehdään tilaajan spesifikaatioiden mukaisesta tuotteesta. Mutta toimittajaa valitessa pitäisi tutustua toimittajan kykyyn ja kiinnostukseen toimittaa spesifikaation mukaista tavaraa. Jos laakeripintoja halvimmalla koneistavan yrityksen työvälineet rajoittuvat 35 vuotta vanhaan kärkisorviin ja kasikymppiseen hiomanauhaan, se tuskin kykenee toimittamaan kymmenen mikronin karkeustoleranssisi mukaista liukulaakeripintaa.
Mitäpä jos Arevaa olisi alusta lähtien ihan oikeasti kiinnostanut tilaajan vaatimukset Olkiluodon kolmosreaktorista? Kaikesta budjetin ja aikataulun kusemisesta ei Arevaa tietenkään voida syyttää, mutta projektin myöhästyminen on käynyt kalliiksi sopimuksen molemmille osapuolille.
Massatuotantotuotteessa ilmenevän komponenttivian korjaaminen sadasta tuhannesta jo myydystä kappaleesta rasittaa yrityksen tulosta tarpeettomasti ja varmasti enemmän kuin mitä ne kappaletta kohti kilpailuttamalla saavutetut säästöt olivat.
Köyhällä ei ole varaa halpaan - eikä oikeastaan yrityksilläkään.